Päivitetty 12.6.2018

Yleistä

Taloasema Oy on sitoutunut suojaamaan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla asiakasyhtiöidensä ja henkilöstönsä yksityisyyden. Taloasema pyrkii henkilötietojen käsittelyssä mahdollisimman suureen läpinäkyvyyteen. Taloasema noudattaa toiminnassaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) sekä kulloinkin voimassa olevaa kansallista tietosuojalainsäädäntöä, jolla varmistetaan, että henkilötietojen käsittely Taloasemalla on laillista ja asianmukaista.

Taloasema käsittelee ja ylläpitää henkilötietoja pääasiallisesti kolmessa eri roolissa. Näitä ovat:

  1. Taloasema talo- tai kiinteistöyhtiön isännöinnistä vastaavana yrityksenä
  2. Taloasema kaupallisena yrityksenä
  3. Taloasema työnantajana

Tässä yleisessä tietosuojaselosteessa esitetään ja määritellään Taloasemalla tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, sekä ne asetukseen ja lakiin perustuvat määräykset, joihin henkilötietojen käsittely ja säilyttäminen perustuu. Tarkoituksena on lisäksi täydentää yksittäisten Taloaseman asiakasyhtiöiden ylläpitämien henkilörekisterien tietosuojaselosteita, ja auttaa rekisteröityä saamaan yksityiskohtaista tietoa Taloasemalla tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.

Tämä tietosuojaseloste on laadittu eteenkin Taloaseman asiakasyhtiöiden osakkaita, asukkaita ja muita sidosryhmiä sekä yhteistyökumppaneita varten, minkälaista henkilötietoa taloyhtiön asioiden hoitamisessa muodostuu ja miten rekisteröityjen oikeuksista on huolehdittu. Tämän lisäksi selosteessa kerrotaan, miten rekisteröity voi käyttää asetuksen ja kansallisen lainsäädännön mukaista kysely- ja tarkastusoikeuttaan.

Tässä tietosuojaselosteessa rekisteröidyille selvitetään lisäksi henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä, sääntöjä, suojatoimia ja oikeuksia sekä sitä, miten rekisteröidyt voivat käyttää henkilötietojen käsittelyä koskevia oikeuksiaan. Tietosuojaselosteessa on myös kuvattu se, miten Taloasemalla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja luottamuksellisuus, millä tavoin ehkäistään luvaton pääsy henkilötietoihin tai niiden käsittelyyn käytettyihin laitteistoihin sekä tällaisten tietojen tai laitteistojen luvaton käyttö.

Lisäksi tietosuojaselosteessa annetaan kuva siitä, miten Taloaseman käsittelemien ja ylläpitämien henkilörekisterien yleinen järjestäminen ja suojaus on hoidettu.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjänä ja/tai käsittelijänä toimii Taloasema. Taloyhtiökohtaisissa henkilörekistereissä rekisterinpitäjä on kuitenkin aina taloyhtiö. Taloyhtiökohtaisissa rekisteriasioissa yhteyshenkilönä toimii taloyhtiön isännöitsijä. Taloaseman omissa rekisteriasioissa yhteyshenkilönä toimii työntekijöitä koskevien rekisterien osalta lähin esimies, ja muissa rekisteriasioissa osapuolten välisessä sopimuksessa nimetty yhteyshenkilö.

Mitä tietoja henkilörekisterit pitävät sisällään?

Taloyhtiöiden henkilörekisterit voivat pitää sisällään seuraavia tietoja:

Taloyhtiörekisteri:

Taloyhtiörekisteri muodostuu taloyhtiön päivittäisen hallinnon hoitamisessa tarvittavista tiedoista. Tällaisia tietoja ovat mm. asunto-osakeyhtiölain 2 luvun 12 §:ssä sekä osakehuoneistojen pinta-alan mittaustavasta ja isännöitsijäntodistuksesta annetussa valtioneuvoston asetuksessa tarkoitetut tiedot.

  • osakkeenomistajan tai muun käyttöoikeuden haltijan nimi (etunimi, sukunimi, muut nimet, entinen nimi)
  • osoitetiedot
  • syntymäaika ja henkilötunnuksen loppuosa (jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi)
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero (koti-, työ- tai matkapuhelin)
  • tieto turvakiellosta
  • tilinumero ja verkkolaskutustiedot
  • kiinteistöhallintajärjestelmän sisäinen henkilönumero
  • henkilön kiinteistöhallinnan sidosryhmät
  • osakeryhmään kuuluvat osakkeet, omistusosuus ja osakkeiden saantotapa ja -ajankohta
  • huoneisto jonka hallintaan osakeryhmä tuottaa oikeuden
  • huoneistoon liittyvät maksulajit (vastikkeet), maksu- ja perintätiedot
  • huoneiston hallintaanottoa koskevat tiedot
  • osakehuoneistoa ja/tai rekisteröityä koskevat lisätiedot, kuten hallintaoikeuden haltijan nimi ja yhteystiedot, tieto edunvalvojasta ym.
  • avainhallintaan liittyvät tiedot
  • mahdollisen yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot
  • henkilön rooliin (mm. hallituksen jäsenet) liittyvään palkkionmaksuun liittyvät tiedot
  • muun lain nojalla merkittävät tiedot (kuten ulosotto)
  • käyttökorvaukseen tai palveluun liittyvä käyttäjän nimi, yhteystiedot, käyttökorvaukseen liittyvä huoneisto, käyttökorvauksen peruste ja tarkenne
  • asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 27 §:ssä (isännöitsijäntodistus) tarkoitetut muut mahdolliset tiedot, jotka voivat pitää sisällään rekisteröidyn henkilötietoja, sekä osakehuoneistojen pinta-alan mittaustavasta ja isännöitsijäntodistuksesta annetussa valtioneuvoston asetuksessa tarkoitetut tiedot
  • mahdollista edeltävää osakkeenomistajaa koskevat, yllä mainitut tiedot
  • mahdolliset edellä mainittuihin tietoihin tehdyt muutokset, tekijä ja muutosten päivämäärä

Lisäksi taloyhtiökohtaiset rekisterit voivat pitää sisällään esimerkiksi kamera- tai kulunvalvontaan liittyviä henkilötietoja, joiden osalta tarkempi tietosisältö ja muut tarpeelliset tiedot käyvät ilmi taloyhtiökohtaisesta tietosuojaselosteesta, joka on saatavissa taloyhtiön isännöitsijältä.

Remonttirekisteri:

Rekisteri muodostuu osakehuoneistoissa suoritetuista kunnossapito- ja muutostyöilmoitusten tiedoista.

  • ilmoittajan nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostisoite ja puhelinnumero)
  • mahdollisen muun yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot
  • osakehuoneisto jota muutostyöilmoitus koskee
  • työnsuorittajien (esimerkiksi suunnittelija, urakoitsija, valvoja) yritys ja y-tunnus, nimi ja yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
  • muutostyön ilmoitettu sisältö

Taloaseman ylläpitämät rekisterit voivat pitää sisällään seuraavia tietoja:

Työntekijärekisteri:

Työntekijärekisterin tiedot muodostuvat työsuhteen yhteydessä ja työsuhteen aikana tarvittavista työntekijän henkilötiedoista, jotka ovat tarpeellisia työsuhteen asettamien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

  • työntekijän nimi, henkilötunnus, osoite ja muut mahdolliset yhteystiedot
  • työsuhdetta koskevat tiedot
  • koulutustiedot
  • työaikaa, työajanseurantaa sekä palkanlaskentaa koskevat tiedot
  • työterveyshuollon tiedot

Rekrytointirekisteri:

Rekrytointirekisterin tiedot muodostuvat työnhakijoiden toimittamista tiedoista jotka liittyvät työnhakuun. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi:

  • työhakemus liitteineen (mm. ansioluettelo, suosituskirjeet)
  • työnhakijan yhteystiedot, koulutustiedot ja työhistoria

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri:

Asiakas- ja sidosryhmärekisterin tiedot muodostuvat Taloaseman asiakasyhtiöiden ja asiakastilaisuuksiin osallistuneiden luonnollisten henkilöiden yhteystiedoista, sekä isännöintitoimintaa välittömästi palvelevien sidosryhmien (kuten kiinteistönvälitys, postituspalvelu, kirjanpito, huoltoyhtiöt yms.) yhteyshenkilön tiedoista:

  • yhteyshenkilön nimi ja mahdolliset yhteystiedot (kuten osoite, sähköpostisoite ja puhelinnumero)

Mistä rekistereissä olevat henkilötiedot on kerätty?

Taloyhtiön henkilörekistereissä olevat henkilötiedot ovat peräisin taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään. Tämän lisäksi henkilötietoja voidaan päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä voimme varmistaa rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden.

Taloaseman ylläpitämissä rekistereissä olevat henkilötiedot ovat peräisin rekisteröidyiltä itseltään, ja ne on kerätty työhakemuksessa, työsopimuksessa sekä työsuhteen aikana muutoin kerätystä aineistosta. Asiakkuus- ja sidosryhmäsuhteisiin perustuvat henkilötiedot on kerätty ko. sopimussuhteen tai asiakastapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä ja ne ovat pääasiallisesti rekisteröidyn itsensä toimittamia.

Mihin tietojani käytetään ja mihin tietojen käsittely perustuu?

Taloyhtiöiden henkilörekisterien sisältämien henkilötietojen käsittely perustuu asunto-osakeyhtiölakiin, minkä lisäksi tietoja käsitellään taloyhtiön päivittäisen hallinnon hoitamiseksi ja järjestämiseksi (oikeutettu etu).
Taloaseman ylläpitämien henkilörekisterien ylläpito perustuu työsuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen sekä asiakkuus- tai yhteistyösuhteiden ylläpitoon. Asiakkailta ja asiakkuustilaisuuksien yhteydessä kerättyjä tietoja voidaan lisäksi käyttää Taloaseman omiin markkinointitarkoituksiin.

Miten tietojani säilytetään ja suojataan?

Rekisterinpitäjä vastaanottaa henkilötietoja sekä manuaalisessa että sähköisessä muodossa. Manuaalisesti vastaanotettu aineisto voidaan muuttaa sähköiseksi. Manuaalisesti säilytettävä aineisto sijaitsee Taloaseman tiloissa, lukitussa työtilassa, jonne on pääsy ainoastaan niillä yrityksen palveluksessa olevilla henkilöillä, joiden toimenkuvaan tai vastuualueeseen manuaalisessa muodossa olevien henkilötietojen käsittely kuuluu.

Sähköisessä muodossa ylläpidettävää aineistoa säilytetään salasanalla suojattuna Visma Fivaldi -järjestelmässä sekä Microsoftin Sharepoint & One Drive / Office 365 -palveluissa.

Visma Fivaldi -järjestelmään tallennetut tiedot sijaitsevat Visman palvelimilla Suomessa. Office 365 / One Drive -palveluun tallennetut tiedot sijaitsevat Microsoftin palvelimilla Alankomaissa, Irlannissa, Itävallassa tai Suomessa. Office 365 / Sharepoint sijaitsee isännöintiyrityksen palvelimella, joka on Suomessa.

Rekistereissä olevia tietosisältöjä ei ole tallennettuna EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Sähköisessä muodossa olevia henkilötietoja voivat käsitellä ainoastaan sellaiset henkilöt, joiden toimenkuvaan tai vastuualueeseen niiden käyttö kuuluu.

Kuka voi käsitellä henkilötietojani?

Taloyhtiöiden rekisterien osalta yhtiön hallitus ja toiminnantarkastaja ja/tai tilintarkastaja saavat käsitellä niitä henkilötietoja, joita he tarvitsevat tähän yhtiöön liittyvien tehtäviensä hoidossa. Isännöintisopimuksen solmiminen tuottaa isännöitsijälle ja isännöintiyritykselle oikeuden käsitellä kaikkia taloyhtiön hallussa olevia henkilötietoja, jotka kulloinkin ovat tarpeen lakiin ja isännöintisopimukseen perustuvien isännöitsijän velvollisuuksien täyttämisessä. Taloyhtiön mahdollisesti käyttämillä palveluntarjoajilla, kuten huolto- ja perintäyhtiöllä, on oikeus saada taloyhtiöltä sellaiset henkilötiedot, joita ne kulloinkin tarvitsevat kyetäkseen hoitamaan tätä taloyhtiötä koskevat tehtävänsä tai toimeksiannot.

Taloaseman ylläpitämien rekisterien osalta henkilötietoja voivat käsitellä yrityksen johto, kirjanpito sekä työntekijät tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Työterveyshuoltoon ja palkanlaskentaan liittyviä henkilötietoja voivat käsitellä vain ne erikseen nimetyt henkilöt, joiden toimenkuva edellyttää ko. tietojen käsittelyä. Manuaalisesti säilytettävät työterveyshuollon tiedot säilytetään lukitussa kassakaapissa. Työhakemuksia ja mahdollisia liitteitä käsittelevät ainoastaan rekrytoinnista vastaavat henkilöt.

Kuinka kauan tietojani voidaan säilyttää?

Taloasema säilyttää henkilökohtaisia tietojasi vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.

Taloyhtiörekisterissä olevia tietoja säilytetään osakeluetteloon merkittävien tietojen osalta lakisääteisesti osakkeenomistajan sekä aiempien omistajien osalta 10 vuoden ajan omistuksen päättymisestä (asunto-osakeyhtiölaki 2:14 §). Muita taloyhtiörekisterissä olevia tietoja voidaan säilyttää tarvittaessa 10 vuoden ajan tiedon vastaanottamisesta. Säilyttämisen perusteena on rekisterinpitäjän ja käsittelijän vahingonkorvausvelvollisuuden vanhentuminen (laki velan vanhentumisesta 7 §).

Remonttirekisterin tiedot säilytetään yhtiön olemassaolon ajan ilman aikarajoitusta.

Työsuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään tarpeellisilta osin 10 vuoden ajan, perusteena työsopimuslain mukainen velvollisuus antaa työtodistus.

Rekrytointirekisterin tietoja säilytetään 6 kuukauden ajan tietojen toimittamisesta, jonka jälkeen ne hävitetään, ellei työnhakija ole antanut suostumustaan pidempiaikaiselle säilyttämiselle esim. myöhempää rekrytointitarvetta varten.

Asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin tarvittaessa korkeintaan 10 vuoden ajan tiedon vastaanottamisesta. Säilyttämisen perusteena on rekisterinpitäjän ja käsittelijän vahingonkorvausvelvollisuuden vanhentuminen (laki velan vanhentumisesta 7 §).

Millaisia oikeuksia minulla on?

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto/jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista, oikeus saada tietonsa oikaistuksi, oikeus saada tarpeettomat sekä tietyin rajoituksin vanhentuneet henkilötiedot poistetuksi rekisteristä (oikeus tulla unohdetuksi).

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä edellä mainituissa henkilörekistereissä mahdollisesti olevat tiedot ja oikeus vaatia henkilörekistereissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tarkastus- ja oikaisupyyntö tulee osoittaa taloyhtiön isännöitsijälle, joka toimii yhteyshenkilönä henkilörekistereitä koskevissa asioissa. Tarkastus- ja oikaisupyynnön yhteydessä on ilmoitettava se taloyhtiö, jonka rekistereitä tieto- ja oikaisupyyntö koskee, sekä riittävä selvitys tarkastusoikeutta käyttävän henkilön henkilöllisyydestä. Tietojen oikaiseminen voi edellyttää asiaa koskevan luotettavan asiakirjaselvityksen esittämistä (esim. osakeluettelotietojen virheet).

Tarpeettomien ja vanhentuneiden tietojen poistamista koskeva pyyntö toimitetaan edellä kuvatulla tavalla kirjallisesti yhteishenkilölle. Rekisteröidyllä ei ole välttämättä oikeutta tietojen poistamiseen, mikäli poistettavaksi pyydettyjen henkilötietojen kerääminen ja käsittely perustuu lakiin, osapuolten oikeutettuun etuun tai muuhun kuin henkilön suostumukseen.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto) mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta tai kansallista tietosuojalakia. Valituksen tekeminen ei rajoita rekisteröidyn oikeuksia tai mahdollisuuksia käyttää lisäksi muita mahdollisia oikeussuojakeinoja.

Kuinka saan itsestäni tallennetut tiedot?

Voit pyytää Taloaseman henkilörekistereihin tallennetut tiedot ottamalla yhteyttä esimieheesi. Taloyhtiösi henkilörekistereihin tallennetut tiedot ottamalla yhteyttä yhtiön isännöitsijään (Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.).

Taloyhtiöiden rekistereitä koskevien tietopyyntöjen tulee olla riittävällä tavalla yksilöityjä, jotta voimme todentaa henkilöllisyytesi ja taloyhtiön, jonka rekistereitä pyyntö koskee.

Luovutetaanko tietojani kolmansille osapuolille?

Osakeluetteloon merkityt ja isännöitsijäntodistuksella annettavat tiedot luovutetaan asunto-osakeyhtiölain nojalla tietoihin oikeutetuille tahoille. Osakeluettelon julkisuudesta ja tiedonsaantioikeuksista on säädetty tarkemmin asunto-osakeyhtiölain 2 luvun 15 §:ssä, ja isännöitsijäntodistuksella annettavista tiedoista sekä todistukseen oikeutetuista asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 27 §:ssä. Isännöitsijäntodistuksella annettavista tiedoista on säädetty tarkemmin valtioneuvoston asetuksella osakehuoneistojen pinta-alan mittaustavasta ja isännöitsijäntodistuksesta (365/2010). Henkilötunnusta ja muita kuin asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 27 §:ssä (isännöitsijäntodistus) tarkoitettuja tietoja ei ilmoiteta tai luovuteta tulosteena tai muussa muodossa isännöitsijäntodistuksen tai osakeluettelon antamisen yhteydessä.

Tietoja voidaan luovuttaa yhtiön osakkeenomistajalle tai viranomaiselle voimassa olevan lainsäädännön mukaisin periaattein. Kolmannelle taholle tietoja voidaan luovuttaa asunto-osakeyhtiölain 2 luvun 15 §:n mukaisesti, mikäli joku osoittaa oikeutensa sitä vaativan.

Lisäksi tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta palveleviin tarkoituksiin, kuten taloyhtiön ja isännöintiyrityksen sopimuskumppaneille, silloin kun se on tarpeen osapuolten välisten sopimusvelvoitteiden tai oikeuksien täyttämiseksi (oikeutettu etu).

Työntekijärekisterin tietoja voidaan luovuttaa työsuhteen ja velvoittavat lainsäädännön asettamissa rajoissa mm. eläkevakuutusyhtiölle, verottajalle, työterveyshuoltoon, KELA:lle ja vakuutusyhtiöille.

Rekrytointirekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietoja voidaan luovuttaa Taloasema Oy:n keskustoimistolle.

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU-alueen ulkopuolelle.

Keskeisimmät Taloaseman käyttämät alihankkijat ja palveluntarjoajat

Taloaseman käyttämät keskeisimmät alihankkijat ovat:

1) Kirjanpito
Tilitalo Emma Oy (2181927-7)
Rantakatu 3a L4
04400 Järvenpää
Sähköposti: etunimi.sukunimi(at)ttemma.fi

2) Kiinteistöhallinta (Visma Fivaldi)
Visma Software Oy (0711992-8)
Keskuskatu 3
00100 Helsinki
Sähköposti: asiakaspalvelu(at)visma.com

3) IT-palveluratkaisut (Office 365, Sharepoint & One Drive)
Canorama Oy Ab (0939469-1)
Rantakatu 16
67100 KOKKOLA
Puh. 0207 681 200
Sähköposti: servicedesk(at)canorama.fi

4) Vakuutusasiat
Howden Finland Oy (1975455-8)
Malminkaari 9 B
00700 HELSINKI
Sähköposti: finland(at)howdengroup.com

 

Taloasema tarjoaa isännöinnin palveluja kokonaisvaltaisesti ja taloyhtiön yksilölliset tarpeet huomioiden.

Lataa ilmainen opas taloyhtiöpäättäjälle!

Pakollinen kenttä.

Pakollinen kenttä.

Pakollinen kenttä.

Hyväksy tietojen tallennus.